アマゾンのすごい会議。

”アマゾンのすごい会議。ルールは「パワポ禁止、箇条書き資料禁止」”の記事を見た。

記事の内容はこうだ。

　　会議資料で見受けられる「パワーポイント」に「箇条書き」で要点を書き込んだもの。それをプロジェクターで映しながら説明を加えるというプレゼンは、説明する側も資料作成が簡便で、聞く側もよく整理された内容を聞けるということで、非常に多くの企業や団体で行われていると思う。

　しかしアマゾンでは、「パワーポイント」や「箇条書き」の会議資料を見ることはない。あの最先端デジタル企業で、文章形式の資料が多用されているというのは、少し意外な話かもしれない。

　たとえばパワーポイントのプレゼン資料に「最高のカスタマー・エクスペリエンスを提供します」と書いておいて、そのために具体的に何をやるのかは、プレゼンの当日に口頭で説明する。

　そうした場合、会議の出席者には詳細がその場で伝わるかもしれまないが、後日その資料を見直したときや、その会議に参加していない他者がその資料を見たときにはどうでしょう。「たしか、こういう話だっただろう」とか「こんなことをするって話だよね」と勝手に解釈してしまい、資料に書かれた真意がうまく伝わらない可能性がある。

　そしてこうした誤解は、当初は小さなブレでも、時間が経つにつれ大きな解釈のブレになりかねません。その結果、最終的なアウトプットが大きくずれてしまい、本来の目的が達成できないという結果になってしまうことも考えられる。

　文章の資料を何枚も書くのは骨の折れる作業だが、パワーポイントで箇条書きの資料は、比較的容易にすぐ作れる。枚数を気にせず思いついたことをスライドに列挙していき、会議当日は適当に飛ばしながら口頭で説明することも可能だ。

　しかし、きちんとした文章にするとなると、読んだときに辻褄が合わない部分が出て来ないように、最初から整合性をとらなくてはならない。そのため、吟味に吟味を重ね、適切な情報を用いて推敲を重ねなければいけない。

　エッセンスだけを凝縮して、それを文章にまとめようとすると、必然的に何回も書き直しをしなくてはならなくなる。

　パワーポイントの資料では見栄えを良くしようと、アニメーションを使ってひと手間かけたりすることが多い。ただの箇条書きでも1行1行表示させることでインパクトを出したり、たくさんのアニメーションを多用して観る者の興味を引き付けることができる。

　しかし、そのようなアニメーションの作成に時間をかけることも無駄。会議の資料作りにおける「パワーポイント禁止」のルールは、見てくれだけキレイな内容のない資料は要らないという現われ。

上記を受けて、

　政府が働き方改革、生産性向上、会議時間の効率化等の推奨をしており、長時間労働の是正、柔軟な働き方がしやすい環境整備が必要といっている。

　会議資料の在り方も余計なもの、説明資料は作成しない等の動きがあった。今回のアマゾンの会議の進め方はすごく真っ当なやり方だと思う。また、昔はそうだったのではないか。

　説明するにあたり、

　　背景、目的、概要、計画内容、分析（市場調査）、評価（評価基準、評価結果）、スケジュールを文書で記載し、詳細については別紙または参考資料で確認する。

　　それが、普通のやり方だと思う。

　今でもそうだが、パワポ資料が簡易となって、引き継がれたメンバは過去資料を参考にするが理解できない、もしくは資料がないというのが今のやり方のように見える。時間短縮、生産性向上にはなっていない。

　また、引き継がれたメンバはまた一から調べることになる。過去実績のある案件で工程数が把握できなく、資料もまた作成しなければならない。

　余談だが、今のやり方はユーザ宅に行ってもスマホで簡単に作成した資料をユーザに直接みせたり、または、ラインでユーザとのやりとりが議事録ですと上司に見せるやり方があるそうだ。

　驚くと同時に、引き継ぐことをどのように考えているのだろうと思う。

　会社内でもそうだが、相手に納得させてもらう資料の作成は時間を要すのが当たりまえであり、分析結果の参考資料も作成には時間を費やすことになる。働き方改革で簡易にするやり方は検討する必要があるが、根っこの根拠、理由、相手を納得させる分析はどのような観点を考慮する必要があるのか考えて資料化することが大切だ。

　少なくとも、過去実績の内容は、引き継げるようまたは、共有できるように意識し、無駄な作業時間を減らしていきたい。